Hoe CIRFOOD opschaalde van 4 naar 45 aanbestedingen per jaar zonder extra mensen

We begonnen met te weigeren een tool af te bakenen. CIRFOOD vroeg om capaciteit, niet om software, dus we pakten de opdracht aan als eerst ontdekken, dan bouwen.

Stap 1. Breng het echte werk in kaart. We gingen met bid managers zitten en liepen drie lopende tenders (Spaarnelanden, Amsterdam VU, Maastricht UM) veld voor veld door. Het resultaat was een volledige inventarisatie: 72 CRM-velden, de documenten waarin elk veld staat, de tijd die elk veld kost om handmatig op te zoeken, en wat er misgaat als een tenderpakket onvolledig of vreemd opgemaakt is.

Stap 2. Vind de rekenflessenhals. De Aanneemsom-berekening is geen kwestie van een getal invoeren. Het is een omzetting: brutolonen uit de Bijlage 9 (Personeelsovernamelijst) van de vorige cateraar worden all-in uurtarieven binnen het eigen model van CIRFOOD, met SROI-verwerking, schaalinterpretatie en roosterstandaarden per functie. Elke cateraar levert Bijlage 9 in een andere kolomindeling aan. De flessenhals was niet de rekensom. Het was het rijmen van steeds wisselende invoerformaten met een vast rekenmodel.

Stap 3. Test het risico onder druk. Het rekenwerkboek van CIRFOOD bevat ongeveer 230 formulecellen die het bedrijf al jaren vertrouwt. Elke tool die eraan zit, moet mechanisch garanderen dat die formules intact blijven. We ontwierpen de veiligheidslaag (formulebeveiliging die hard stopt bij een afwijking) voordat we de parser schreven.

Stap 4. Bepaal de fasering. Door het ontdekken werd de gefaseerde routekaart vanzelf duidelijk. Fase 1 is de Analyst (extractie en berekening). Fase 2 is de Schrijf Assistent (concepten schrijven op basis van eerdere tenders). Fase 3 is de Strateeg (benchmarken, winratio-analyse). Elke fase bouwt voort op de data die de vorige oplevert.

Het ontdekken bakende niet alleen Fase 1 af. Het maakte het mogelijk om ons voor 12 maanden vast te leggen zonder te gokken.

Bij drie gemeten tenders leverde de extractietool 85% van de CRM-velden in gemiddeld 128 seconden, tegen gemiddeld $0,58 aan LLM-kosten per tender.

Het voorwerk dat per bid manager meerdere uren kostte, is nu in ongeveer twee minuten klaar, met per veld een spoor dat uit te leggen is.

Operationeel is de dag van het tenderteam veranderd. De eerste uren van elke tender gingen vroeger op aan sorteren en data invoeren. Nu zijn die uren strategisch werk: prijsstrategie, winthema's, opbouw van het antwoord. Het rekenmodel dat het bedrijf al jaren vertrouwt, blijft precies zoals het was, met de invoerlaag geautomatiseerd en de formules mechanisch beschermd.

Strategisch is het groeidoel van 50% verschoven van een gesprek over aannemen naar een gesprek over uitvoeren. De directie kan het tendervolume nu plannen tegen de capaciteit van de bid managers in plaats van tegen hun uren. En Fase 2 en Fase 3 maken van dezelfde dataset versnelling van het schrijven en inzicht in winpatronen, wat de waarde van het al gedane werk verder opbouwt.

Wat hen onderscheidt, is niet alleen hun technische kennis, maar ook hun diepgaande begrip van AI-governance en de valkuilen daarvan, waardoor innovatie op een gecontroleerde, compliant en duurzame manier wordt ingevoerd. Dit is geen eenmalig project, maar een langetermijnsamenwerking gebouwd op vertrouwen, professionaliteit en meetbare resultaten.

Stefano, CIRFOOD Netherlands

Totale doorlooptijd Fase 1: van ontdekken tot MVP in ongeveer vijf maanden. De helft die uit ontdekken bestond, was geen optie. Het is de reden dat de bouwhelft niets kapotmaakte.